Nutzungsbestimmungen zu actaSIGN®
Allgemein
Diese Nutzungsbestimmungen regeln die Verwendung und Verrechnung des actaSIGN Cloud-Services. Sie bilden einen verbindlichen Vertragsbestandteil zwischen der Kundin und axelity ag (axelity).
Version
5. Juli 2021
Änderungen
Wir können diese Nutzungsbestimmungen jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Nutzungsbestimmungen Teil einer Vereinbarung mit der Kundin sind, werden wir die Kundin im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.
Leistungen
Gegenstand
Die Software actaSIGN ist ein Produkt von axelity und urheberrechtlich geschützt. actaSIGN steht als Web-Applikation und REST-basierter Webservice zur Verfügung, worüber die Kundin und Ihre Kundschaft die Möglichkeit erhalten, elektronische Signaturen auf PDF-Dokumenten anzubringen.
axelity agiert mit actaSIGN nicht als Vertrauensdienstanbieter (VDA), sondern nutzt als Approved Partner die Dienstleistungen von Swisscom Trust Services AG. axelity schliesst deshalb sämtliche Haftungsansprüche aus, die im Zusammenhang mit Dienstleistungen von VDAs stehen.
Erfassung und Verwaltung von Daten und Dokumenten
Die Kundin erfasst folgende Daten für das Anbringen von elektronischen Signaturen:
- Vorname, Nachname sowie E-Mail-Adresse von teilnehmenden Personen
- Sachverhalt und Nachricht für Signaturanfragen
- PDF-Dokumente (ohne Passwortschutz), auf welche Signaturen von empfangenden Personen angebracht werden
- Seite und Koordinaten der Signaturfelder
- Vorlage für die Darstellung der sichtbaren Signatur
- Mobiltelefonnummer für die Aktivierung fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen
- Rolle/Funktion der unterzeichnenden Personen (optional)
- Ort, an welchem die Signatur angebracht wird (optional)
- Grund für die Signatur (optional)
- Freitext zur Anzeige in der sichtbaren Signatur (optional)
Daten und Dokumente
Daten Compliance und Schadloshaltung
Die Parteien dürfen Daten rechtmässig bearbeiten.
Die Kundin sichert zu, dass sie berechtigt ist, die Daten und Dokumente zum Zweck der Nutzung von actaSIGN zu bearbeiten und zu nutzen.
Die Kundin sichert zu, dass die Daten und Dokumente rechtmässig erhoben und bearbeitet werden und keine gesetzliche Bestimmung oder Rechte Dritter verletzt werden. Die Kundin ist sich bewusst, dass axelity Daten und Dokumente nicht prüft, validiert oder inhaltlich ändert und dies auch nicht vornehmen kann.
Die Kundin hält axelity von allen Ansprüchen Dritter und die damit verbundenen Kosten und Auslagen (einschliesslich angemessener Anwaltskosten) auf erste Aufforderung vollumfänglich schadlos, welche der axelity aufgrund der unrechtmässigen Datenbearbeitung, einer Verletzung gesetzlicher Bestimmung oder Rechte Dritter durch die Kundin entstehen.
Datenspeicherung
Die Speicherung der Daten und Dokumente der Kundin erfolgt sowohl in einer Datenbank als auch einer Datenablage auf Servern in einem Schweizer Rechenzentrums. Die Dokumente verbleiben für das Anbringen der Signatur in der actaSIGN Datenablage, bis diese von der Kundin über die dafür vorgesehene Funktion bereinigt werden.
Datenbearbeitung
axelity bearbeitet ausschliesslich Daten der Kundin und deren Kunden um:
- ihre vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen (Art. 4 Abs. 3 und 13 Abs. 2 Bst. a DSG, Art. 6 Abs. 1 Bst. b und c DSGVO);
- Informationen über ihre neuen Dienste zu versenden (Art. 13 Abs. 2 DSG und Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO);
- actaSIGN zu verwalten und die fehlerfreie Bereitstellung von actaSIGN sicherzustellen (Art. 13 Abs. 2 DSG und Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO).
Datenabruf und Datenübernahme
Die Kundin kann die Kundendaten zu den Betriebszeiten von actaSIGN abrufen resp. übernehmen.
Vertraulichkeit und Sicherheit
Vertraulichkeit
Jede Partei, die vertrauliche Information von der anderen Partei erhält, ist verpflichtet
- vertrauliche Information vertraulich zu behandeln;
- vertrauliche Information keinem Dritten ohne vorherige Zustimmung der anderen Partei zu offenbaren; und
- vertrauliche Information nicht für andere Zwecke als die Erfüllung dieses Vertrags zu verwenden.
Die Partei, die vertrauliche Information erhält, kann die vertrauliche Information ihren Mitarbeitenden offenbaren, sofern und soweit diese eine entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet haben und sie die vertrauliche Information kennen müssen, um diesen Vertrag zu erfüllen. Die Partei, die vertrauliche Information erhält, ist für die Einhaltung dieser Verpflichtung zur Vertraulichkeit durch ihre Mitarbeitende haftbar.
Ausnahmen
Die Bestimmungen über die Vertraulichkeit gelten nicht für vertrauliche Information, die
- nicht verschlüsselt bearbeitet werden; oder
- der Partei, die vertrauliche Information erhalten hat, zum Zeitpunkt des Empfangs bereits rechtmässig und ohne Einschränkung bekannt waren; oder
- der Partei, die vertrauliche Information erhalten hat, nach Offenlegung durch die andere Partei rechtmässig von einem unabhängigen Dritten ohne Auferlegung von Einschränkungen und ohne Verletzung dieses Vertrags übermittelt wurden; oder
- ohne unrechtmässige oder vertragswidrige Handlung einer der Parteien bereits öffentlich bekannt sind oder werden; oder
- von einer Partei ohne Bezug auf eine vertrauliche Information der anderen Partei unabhängig entwickelt werden.
Sicherheit
Die Parteien implementieren angemessene Sicherheitsmassnahmen, um
- die Vertraulichkeit und Integrität der vertraulichen Information zu gewährleisten,
- den unbefugten Zugang zu oder die unbefugte Nutzung von solcher vertraulichen Information zu verhindern.
Nutzung von actaSIGN
Nutzung der Immaterialgüterrechte
Soweit für die Nutzung von actaSIGN erforderlich, gewährt axelity der Kundin hiermit ein begrenztes, widerrufliches, nicht exklusives und nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Immaterialgüterrechte von axelity für die Dauer der geltenden Vereinbarung.
Technische Voraussetzungen
Um actaSIGN einwandfrei und ohne Einschränkungen zu nutzen, werden die folgenden technischen Voraussetzungen empfohlen:
- Nutzung eines modernen Browsers - Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Apple Safari (macOS) – in einer möglichst aktuellen Version. Ältere Browser, wie z.B. Internet Explorer, werden ausdrücklich nicht unterstützt;
- Aktivierung von JavaScript im Browser;
- Ausschalten des Inkognito-Modus;
- Angemessene, unterbruchfreie Internetverbindung;
- Uneingeschränkter Zugang zu den von actaSIGN benutzten URLs
Zugangsinformationen
actaSIGN setzt die Nutzung dedizierter Nutzerkonten voraus. Ausschliesslich Mitarbeitende der Kundin sowie die im Signaturprozess eingeladenen Personen dürfen actaSIGN nutzen.
Kundin, resp. deren Kundschaft, müssen die Zugangsdaten vertraulich behandeln.
Verbotene Nutzung von actaSIGN
actaSIGN darf nicht benutzt werden, um
- rechtliche Bestimmungen zu verletzen;
- einen Computer, einen Dienst, ein System, ein Gerät oder eine Technologie eines Dritten zu stören;
- die Rechte Dritter zu verletzen, wie z.B. das Recht auf Privatsphäre oder das geistige Eigentum Dritter;
- Schadsoftware (z.B. Skripte, Viren, Malware, Trojaner) einzuspielen oder zu verteilen;
- Dritten den Zugang zu actaSIGN zu gewähren;
- axelity zu konkurrenzieren, indem ein Zugang für gewerbsmässige Zwecke ausserhalb des von axelity vorgegebenen Rahmens genutzt wird.
Sperren des Zugangs zu actaSIGN
Bearbeitet die Kundin die Daten und Dokumente nicht vertrags- oder gesetzeskonform oder verletzt sie Rechte Dritter, oder hat axelity Anlass anzunehmen, dass die Kundin die Daten und Dokumente nicht vertrags- oder gesetzeskonform bearbeitet oder Rechte Dritter verletzt, ist axelity berechtigt, den Zugang der Kundin resp. deren Mitarbeitenden zu actaSIGN sofort zu sperren
Bezahlt die Kundin die anfallenden Nutzungskosten nicht innert der Zahlungsfrist ist axelity berechtigt, den Zugang der Kundin zu actaSIGN zu sperren.
Verfügbarkeit
axelity wendet wirtschaftlich angemessene Sorgfalt an, damit der actaSIGN Service als auch die Kundendaten und/oder Benutzerdaten jederzeit verfügbar sind, mit der Ausnahme geplanter Ausfallzeiten. axelity teilt der Kundin solche geplanten Ausfallzeiten über die möglichen Kanäle, z.B. E-Mail oder Publikation auf der Start-/Login-Seite actaSIGN mit.
axelity sichert hiermit jedoch nicht zu, dass der actaSIGN Service als auch die Kunden-/Benutzerdaten und Dokumente jederzeit verfügbar sind, da dies u.a. von der Verfügbarkeit des Datacenters und der Server, worauf actaSIGN betrieben wird, als auch von der Verbindung ins Internet sowie der Funktionstüchtigkeit des benutzten Geräts abhängt.
Haftung und Gewährleistung
Sofern die Haftung von axelity nicht gemäss Gesetz oder aufgrund einer zwischen der Kundin und axelity geschlossenen Vereinbarung anders geregelt ist, haftet axelity dem Kunden für Personenschäden sowie für Schäden, welche der Kundin im Rahmen der Vertragserfüllung absichtlich oder grobfahrlässig zugefügt werden, unbeschränkt. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit wird, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen. axelity haftet in jedem Fall nur bis zur Höhe des entstandenen Schadens.
Insbesondere haftet axelity nicht, falls die Kundin oder die Kundschaft der Kundin gestützt auf actaSIGN Dokumente elektronisch unterzeichnet, obwohl dafür keine Berechtigung besteht.
Die Kundin anerkennt ausdrücklich, dass actaSIGN keine Prüfungshandlung in Bezug auf die Akzeptanz der angebrachten elektronischen Signaturen in den jeweiligen Rechtsräumen beinhaltet und demnach axelity in keiner Weise haftbar gemacht werden kann.
axelity haftet ausdrücklich nicht, wenn Daten und Dokumente seitens der Kundin zu früh gelöscht werden.
Vertragsdauer, Verrechnung und Kündigung
Vertragsdauer, Abonnemente
Das Nutzungsrecht von actaSIGN wird auf unbestimmte Zeit gewährt. Sobald von einem Nutzer ein Konto eingerichtet wird oder wenn Personen zur Nutzung eines eingerichteten Kontos eingeladen werden, werden Abonnemente mit dem gewählten Plan aktiviert.
Verrechnung
Die Verrechnung aktiver Abonnemente erfolgt jährlich ab dem Monat der Einrichtung nach geltender Preisliste – im ersten Jahr pro rata (in Monaten) bis zum Ende des Kalenderjahres. Abonnemente verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr (12 Monate), sofern diese nicht unter Einhaltung einer Frist von 3 Monaten auf das Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Abonnemente sind übertragbar und können internen oder externen Personen zugewiesen werden.
Kündigung aus wichtigem Grund
Verletzt eine Partei den Vertrag, kann die andere Partei wahlweise am Vertrag festhalten und auf die Leistung verzichten oder den Vertrag jederzeit mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn die andere Partei den Vertrag verletzt und die Verletzung nicht innert 14 Tagen, nach deren Mitteilung durch die den Vertrag nicht verletzenden Partei, behebt.
Im Falle der Zahlungsunfähigkeit einer Partei, der Eröffnung eines Konkursverfahrens oder eines Nachlassvertrages oder eines ähnlichen Sachverhaltes kann die andere Partei diesen Vertrag mit sofortiger Wirkung auflösen.
Folgen der Kündigung
Mit Beendigung des Vertrages erlischt das Nutzungsrecht von actaSIGN und die Kundin verliert den Zugang zu den Daten und Dokumenten. Die Kundin muss daher vor Beendigung des Vertrages die Daten und Dokumente übernehmen, ansonsten axelity berechtigt ist, diese Daten zu löschen.
Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Nutzung der Immaterialgüterrechte
Auf diese Bestimmungen ist schweizerisches Recht anwendbar, sofern im Vertrag nicht anders geregelt wurde. Die Bestimmungen des Wiener Kaufrechtes (Übereinkommen der Vereinigten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf, abgeschlossen in Wien am 11.4.1980) werden wegbedungen. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist am Sitz von axelity sofern mit der Kundin nichts anderes vereinbart wurde.
Sollten einzelne Teile dieser Bedingungen ungültig sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. In diesem Fall soll an die Stelle der ungültigen Bestimmung eine Bestimmung treten, die in ihrem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung möglichst nahekommt.
Im Falle von Meinungsverschiedenheiten verpflichten sich beide Parteien, in guten Treuen eine Lösung im gegenseitigen Einvernehmen anzustreben.
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